必要書類を提出させて適格者を判断する!

応募者との関係では、まだ労働契約が成立していないものの、必要書類の提出を求める際の便宜として、就業規則に選考のための必要書類を規定しておいた方がよいでしょう。

 

適格者の判断のため、応募者は、履歴書(顔写真を添付したもの)、学校の卒業証明書又は卒業見込証明書及び学校成績表、職務経歴書、健康診断書、その他会社が提出を求めた必要書類を提出しなければならない旨の規定しておきましょう。

 

また、採用内定者については、誓約書、住民票記載事項証明書、源泉徴収票、雇用保険及び厚生年金の各被保険者証、身元保証書、その他会社が提出を求めた必要書類を提出しなければならない旨の規定しておきます。

 

なお、応募者と採用内定者の提出書類については、分けて記載した方が採用担当者が混乱のリスクを減らすことができるでしょう。

 

さらに、個人情報の取扱いについてクレームをつけてくる応募者が出てくることが考えられるため、提出書類は一定期間の経過をもって返却又は破棄するとの規定を置くことが望ましいです。

 

【規定例】
(選考のための提出書類)
1 正社員として入社を希望する者は次の書類を提出しなければならない。ただし、会社が認めた場合は、書類の一部を省略することがある。
 ①履歴書(自筆、かつ提出日3ヵ月以内に撮影した顔写真を添付したもの)
 ②学校の卒業証明書又は卒業見込証明書及び学校成績表
 ③職務経歴書(職歴ある者に限る)
 ④健康診断書
 ⑤その他会社が提出を求めた書類
2 前項の提出書類については、会社は、提出後●ヵ月以内に返却ないし破棄する。

 

(採用内定者の提出書類)
1 採用内定者は、採用決定後、2週間以内に、次の書類を提出しなければならない。ただし、会社が認めた場合は、書類の一部を省略することがある。
 ①誓約書
 ②住民票記載事項証明書
 ③源泉徴収票(職歴ある者に限る)
 ④雇用保険及び厚生年金の各被保険者証(職歴ある者に限る)
 ⑤身元保証書
 ⑥その他会社が提出を求めた書類
2 前項の提出書類の記載事項に変動が生じた場合には、社員は、会社に対し、変動があった日から●週間以内に文書により届け出なければならない。